Stoov schaalt slimmer met Odoo en 360 ERP
Stoov houdt mensen warm. Met slimme warmtekussens en -dekens verovert het e-commercebedrijf steeds meer markten én harten. Maar hoe warmer het aan de voorkant draait, hoe belangrijker het wordt om de achterkant koel te houden. Want internationale groei, meerdere stores en steeds meer transacties zorgen al snel voor operationele hitte. Stoov maakte de overstap naar Odoo als flexibel ERP dat makkelijk koppelt met Shopify, payment service providers en andere tooling. In 360 ERP vond het de eigenwijze Odoo-goeroes die ze zochten. “Als iets niet slim is, zeggen ze dat gewoon.”
Highlights
Shopify order flow strak geïntegreerd
Orders uit Shopify komen automatisch in Odoo binnen, inclusief verkochte items, kortingen en de juiste data voor voorraad en Finance.
Automatische aflettering van betalingen
Honderdduizenden transacties hoeven niet handmatig gematcht te worden. Betalingen en facturen worden automatisch gekoppeld in Odoo.
Schaalbaar fundament voor nieuwe stores
De inrichting is zo opgezet dat nieuwe stores en flows snel kunnen worden aangesloten.
Odoo als alwetende bron voor finance
Alle administratie draait in Odoo, met minimale afhankelijkheid van Excel.
Soepele migratie naar Odoo 18
De overstap naar een nieuwe Odoo-versie verliep soepel en snel, zonder maandenlange voorbereiding.
Klaar voor AI en verdere automatisering
Stoov werkt samen met 360 ERP aan AI-toepassingen die daadwerkelijk werk uit handen nemen.
'Een leuke uitdaging om mee te starten'
Toen Stoov op zoek ging naar een nieuw ERP, bleven uiteindelijk twee opties over, met Odoo als een van de kanshebbers. “We waren op zoek naar een ERP dat met ons kon meegroeien, onze internationalisering kon ondersteunen en makkelijk koppelde met onze e-commerce set-up”, vertelt Maikel Smit, Head of Finance van Stoov. “Via een andere e-commercepartij kwamen we met 360 ERP in contact. We leerden ze al snel kennen als een hele pragmatische partij. We hadden er vertrouwen in dat zowel Odoo als 360 ERP goed aansloten bij hoe wij zaken doen.”
Niek Bouwhuis, Financial Controller bij Stoov, kwam een paar maanden na de implementatie binnen. “Toen waren we nog volop bezig met het goed zetten en begrijpen van Odoo. Dat was een leuke uitdaging om mee te starten.”
Orderflow vanuit Shopify
De orderflow vanuit Shopify was het meest uitgebreide onderdeel van de inrichting. Stoov werkt met Shopify Markets, verschillende btw-scenario’s, een losse B2B-store en meerdere payment service providers. Tel daar warehouses en internationale verwerking bij op, en je hebt precies het soort operatie waarvan standaardkoppelingen gaan zweten.
“Je hebt één spoor met allemaal verschillende btw’s”, legt Niek uit, “De mapping van al die manieren van btw verwerken naar Odoo is complex. Daarnaast hebben we ook nog een B2B-store, die btw-technisch weer anders werkt.” Ook de warehouse-set-up speelde mee. “We hadden meerdere warehouses in verschillende landen. Ook dat doet weer iets met je btw-verwerking.”
Honderdduizenden transacties
Een van de grootste uitdagingen zat in de aflettering. Aflettering betekent simpel gezegd: betalingen matchen met facturen. Klinkt saai. maar is o zo belangrijk. “Wij willen alle betalingen en orders los in het ERP laten binnenkomen”, zegt Maikel. “Bij e-commerce zijn dat nogal wat transacties. In ons geval honderdduizenden. Dat wil je niet met de hand doen.”
Er werd gekeken naar externe tooling, maar dat voelde niet als de juiste route. “Ik werd daar een beetje verdrietig van”, zegt Maikel met een knipoog. “Weer een externe tool, weer data uit je bron halen om die later terug te pompen. Wij willen de basis gewoon in de bron houden.” En dat is waar 360 ERP Stoov blij verraste. Maikel: “Ze zeiden: we maken er een use case van en gaan dit gewoon voor jullie regelen.”
Code om mee te matchen
360 ERP richtte samen met Stoov de order- en paymentflow zo in dat Shopify, payment service providers en Odoo goed met elkaar samenwerken. Vanuit Shopify komt de volledige order automatisch binnen in Odoo: welke items zijn verkocht, eventueel tegen welke korting, en welke informatie nodig is voor voorraadadministratie en Finance. Klantgegevens blijven in Shopify, maar de orderdata die nodig is voor verwerking komt netjes door.
Een belangrijk onderdeel was het matchen van codes tussen Shopify en de payment service providers. “De code om mee te matchen moet vanuit de payment service provider en Shopify hetzelfde meekomen”, legt Niek uit. “Dat was ook een uitdaging.”
Een eigen integratielaag
In het begin werkte Stoov met middleware voor de integratielaag. “Tot 360 ERP zei: we gaan dat integreren ook gewoon zelf doen”, vertelt Maikel. Het resultaat is de door 360 ERP ontwikkelde integratielaag. Inmiddels heeft Stoov een stevig integratiefundament staan, als schaalbaar model waarop nieuwe stores en flows kunnen worden aangesloten.
Het typeert volgens Maikel de samenwerking met 360 ERP. “Ze zijn direct, ondernemend en proactief. We worden regelmatig gebeld: dit zien we in jullie set-up, is dit misschien slim of handig voor jullie?” En dat was precies de bedoeling. “Vanaf het begin hebben we gezegd: het moet zo simpel mogelijk zijn. We willen zo min mogelijk maatwerk en zo veel mogelijk standaardprocessen om snel te kunnen schalen.”
“We zijn in staat om met een klein team een grote e-commerce administratie netjes te verwerken”
Klein finance team, e-commerce op serieuze schaal
De grootste winst voor Finance zit in de automatische verwerking. Toen Niek binnenkwam, stonden er nog duizenden transacties open om gematcht te worden. Inmiddels is dat teruggebracht tot een fractie daarvan. “Het contrast met wat er nu automatisch verwerkt wordt in aflettering is mega”, zegt Niek. Voor Maikel zit de winst ook in schaalbaarheid. “Door Odoo en de inrichting die 360 ERP voor ons heeft gemaakt, zijn wij in staat om met een klein team een grote e-commerceadministratie netjes te verwerken.”
Odoo 18 zonder migratiemigraine
Ook de overstap naar Odoo 18 verliep soepel. “Dat is echt een grote vooruitgang”, ervaart Niek. “En ook tekenend voor hoe we samenwerken. Bij andere bedrijven zijn migraties soms ellenlange processen waar maanden voorbereiding aan vooraf gaat. 360 ERP was hier twee dagen en toen was alles gefixt. Natuurlijk kom je achteraf nog wat tegen, maar dat geef je door en dan wordt het opgelost.”
Samenwerken met een partner die ook ‘nee’ durft te zeggen
Stoov waardeert de pragmatische en directe samenwerking met 360 ERP. “Als iets niet kan of niet slim is, zeggen ze dat gewoon”, geeft Maikel aan. “Dan zeggen ze: prima als je wilt dat we de uurtjes schrijven, maar handig voor jullie is het niet. Uit het verleden heb ik daar andere ervaringen mee.” Voor Stoov voelt de samenwerking als samen leren, bouwen en verbeteren. “Mijn ervaring met ERP-supportbedrijven is dat je als klant vaak moet trekken en sleuren. Met 360 ERP kun je juist makkelijk mee in de flow. Het zijn leuke en slimme gasten. We duiken graag met ze in het avontuur.”
Odoo als fijne werkplek voor finance
Niek werkte eerder bij corporate organisaties, waar systeemveranderingen vaak langzaam gingen. “Dan maak je in de tussentijd een Excel-bestand dat hetzelfde doet. Dat is precies wat je niet wilt.” Bij Stoov ervaart hij dat anders. “Odoo is een van de fijnste programma’s waar ik mee heb gewerkt. Het is intuïtief, logisch en overzichtelijk. Ik kan er zelf veel in regelen zonder moeilijke exports te maken. We doen bijna niks meer in Excel, hoogstens wat berekeningen. De volledige administratie kan gewoon in Odoo.”
De volgende stap: AI die echt iets oplost
Stoov kijkt inmiddels alweer verder. De volgende optimalisatieslag ligt volgens Niek in AI.
“360 ERP gaat een stap verder: ze ontwikkelen AI Agents die niet fungeren als verkapte Google, maar die echt dingen voor je oplossen en die ons werk efficiënter maken.”
Ook daarin ziet Stoov de kracht van 360 ERP: technische kennis gecombineerd met financebegrip. “Er zitten bij 360 ERP niet alleen techneuten, maar ook mensen die finance door en door snappen”, zegt Maikel tevreden.
Ook je e-commerce flow straktrekken?
Boek een meeting en ontdek hoe we jouw Shopify-, payment- en Odoo-flow zonder integratiespaghetti kunnen laten draaien.
Plan a meet
