Koning Koudetechniek krijgt grip op groei met behulp van Odoo
Koning Koudetechniek ontwerpt, bouwt en installeert maatwerk koeltechniekinstallaties voor bijna iedere toepassing. Van grootschalige gekoelde opslag van groente en fruit, het koelen en verwarmen van industriële ruimtes tot oplossingen voor de retail. Met projecten die vaak onder hoge tijdsdruk worden uitgevoerd en service die direct impact heeft op de klant, is er weinig ruimte voor fouten. Groei was er genoeg, maar structuur en overzicht hielden dat tempo niet bij. Met Odoo als nieuwe backbone en 360 ERP als partner zette Koning Koudetechniek de stap van meerdere systemen en Excel naar één geïntegreerde manier van werken.
Highlights
Realtime overzicht onderhoudscontracten
Door de module Abonnementen is er continu inzicht in de status, looptijd en opvolging van alle onderhoudscontracten, waardoor tijdig gestuurd kan worden op planning en continuïteit van service.
Realtime projectstatus zonder Excel
Door alle checklists en voortgang onder te brengen in de module Projecten is er altijd actueel inzicht in de status van tientallen lopende projecten.
Direct inzicht in projectkosten
Automatisch aangemaakte kostenplaatsen per project zorgen voor een directe koppeling met realtime kosten en rendement, waardoor direct gestuurd kan worden op resultaat en afwijkingen.
Service, projecten en finance in één systeem
Realtime inzicht in kosten en automatische nacalculatie over de hele keten.
Eén centrale waarheid
Alle afdelingen werken in hetzelfde systeem, waardoor informatie en eigenaar van de taak direct inzichtelijk is, wat zorgt voor duidelijkheid en minder miscommunicatie.
Realtime stuurinformatie via Power BI
Gecombineerde data uit CRM en Finance zorgen voor één actuele verkooprapportage.
Structuur in de hele organisatie
Iedere afdeling werkt met dezelfde taken, fases en activiteiten.
Volledige serviceflow in Odoo
Van serviceverzoek tot werkbon, planning en uitvoering via de monteursapp, waardoor sneller geschakeld kan worden en klanten direct geholpen worden.
Sterke basis voor verdere automatisering en AI
Open platform klaar voor koppelingen, inzichten en toekomstige toepassingen, waardoor de organisatie flexibel blijft en kan blijven doorontwikkelen.
De doodlopende weg van maatwerk en Excel
Koning Koudetechniek werkte dik dertien jaar met een maatwerk ERP. Dat functioneerde, maar begon te knellen. “We hadden meerdere systemen naast elkaar draaien die veel handmatig werk veroorzaakten”, vertelt Marlijn de Koning, verantwoordelijke IT. “Finance opereerde in een apart systeem, waardoor we beperkt waren in het opstellen van een automatische nacalculatie.” Daarnaast was het systeem simpelweg aan het einde van zijn levenscyclus. “Het werd niet meer doorontwikkeld. Dan weet je: dit gaat je inhalen.” En dan was er nog Excel ... “Dat werkte, maar je kunt daar geen bedrijf op blijven bouwen als je deze groei doormaakt.”
Complexiteit als dagelijkse realiteit
De uitdaging zat bij Koning Koudetechniek niet alleen in systemen, maar ook in de operatie. “We draaien veel projecten tegelijk, met harde deadlines. Of het nu gaat om retail, industrie of andere toepassingen: onze installaties moeten op tijd draaien. Uitstel is geen optie. Daarnaast bieden we service en onderhoud. Als wij het daar niet goed doen, ligt bij de klant alles stil. Die afhankelijkheid is groot, dus we moeten strak kunnen sturen.” Kortom: projecten, service, monteurs op locatie, inkoop en planning; alles grijpt in elkaar.
De zoektocht: eerst naar jezelf kijken
Alle bedrijfsprocessen werden in kaart gebracht, met betrokkenheid van alle afdelingen. “Je kunt het beste pakket kiezen, maar zonder draagvlak in je organisatie ga je het niet redden. Juist die inspraak van collega’s zorgt ervoor dat het ook echt gaat werken.” Een belangrijk inzicht dat het team opdeed: “Veel bedrijven kiezen een ERP zonder eerst goed naar hun eigen processen te kijken. Dat is echt een valkuil.” Zelf zaten ze ook dicht tegen maatwerk aan. “We dachten eerst: er is geen standaardpakket dat bij ons past. Maar uiteindelijk moet je kijken: hoe pas je je processen aan zodat het wél past.”
Waarom Odoo en 360 ERP?
De keuze viel uiteindelijk op Odoo. “Gebruiksvriendelijk, flexibel, betaalbaar en vooral open. Dat laatste was belangrijk, we wilden niet weer in een gesloten systeem terechtkomen.” Als Odoo-implementatiepartner viel de keuze op 360 ERP. “De manier van werken sprak ons aan. Kort en iteratief, dus geen eindeloze trajecten.” En vooral: “Ze durven eerlijk te zijn en zeggen niet overal zomaar ‘ja’ op. Wij worden graag op die manier uitgedaagd.”
Een eigenwijze start
De samenwerking begon met een duidelijke koers en een kritische tegenstem. Marlijn: “Wij kwamen binnen met planning als hoogste prioriteit. 360 ERP zei: parkeer dat even en begin bij de kern: de primaire processen.” Die aanpak bleek achteraf precies wat nodig was. “Ze zeiden niet overal ‘ja’ op, maar durfden ons uit te dagen. Die eigenwijsheid sprak ons aan. Het laat zien dat er echte kennis zit en dat ze kijken naar wat wij nodig hebben, niet alleen naar wat wij vragen.” Het bewijs daarvan: “Ze hadden op basis van één Excel-bestand van ons een roadmap gemaakt. Dat was echt wel een moment dat je denkt: oké, wauw, als jullie dit uit één zo’n spreadsheet weten te halen, dan zit het wel goed.”
Structuur als grootste winst
Wat Odoo Koning Koudetechniek vooral bracht, is structuur. “Dat is voor mij echt de grootste winst”, zegt Marlijn. “Voor elke afdeling heb je taken, fases en activiteiten, waardoor iedere taak een eigenaar heeft en overleg zonder vastgelegde actie niet meer bestaat. Iedereen werkt op dezelfde manier.” Dat zorgt voor transparantie. “Als je tegenwoordig een overleg hebt, pak je Odoo erbij en kun je meteen door.”
De implementatie is pas het begin
Na livegang van finance en service in Odoo ging het tempo omhoog. “Onze mensen waren meteen enthousiast, omdat ze zagen hoe praktisch functioneel Odoo werkt. Iedereen wilde meer in Odoo krijgen.” Nieuwe stappen volgden snel: projectmanagement, CRM en zelfs e-learning werd toegevoegd. “Die e-learningmodule konden we in Odoo onderbrengen met een paar uur werk. Terwijl we daar eerst een externe oplossing voor hadden die ons 10.000 euro per jaar kostte.”
De volgende stap staat al gepland. “De 2BA-koppeling met inkoop volgt de komende maanden. Daarmee maken we de keten verder compleet en krijgen we nog meer grip op kosten en doorlooptijden.” Ook op servicegebied wordt doorontwikkeld. “Binnenkort zien we in realtime waar onze servicebussen rijden, gekoppeld aan openstaande servicemeldingen. Dat geeft onze collega’s direct overzicht en zorgt dat we sneller kunnen schakelen waar het nodig is.”
Next up? “We are currently working on the 2BA procurement integration. That will give us even more control over costs and lead times.” And on the service side: We will soon be able to see our service vans in real time, linked to open tickets. That will help us act even faster.
Denken in Odoo
Wat opvalt, is dat iedereen binnen Koning Koudetechniek kijkt naar de mogelijkheden in Odoo. “De persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers hebben we volledig in Odoo vastgelegd zonder maatwerk.” Die keuze is bewust. “Persoonlijke ontwikkeling staat bij ons op één. De inrichting werd volledig intern opgepakt door HR."
Samenwerken als collega's
De samenwerking met 360 ERP voelt voor Koning Koudetechniek vertrouwd. “Ze passen bij onze cultuur. Het zijn net als wij aanpakkers, een tikkie eigenwijs en afspraak is afspraak.” Wat vooral werkt: “Ze houden ons een spiegel voor en dat heb je nodig in zo’n traject.” En de manier van werken: “Niet alles dichttimmeren vooraf, maar gaandeweg verbeteren. Dat past bij ons.”
Blijven bouwen
De roadmap is nog lang niet klaar. Komende stappen zijn:
- productieprocessen
- logistieke processen
- Power BI-inzichten op iedere afdeling
Ook op het gebied van AI worden de eerste stappen gezet. “Binnen Odoo gaan we een maatwerk AI-module van 360 ERP uitproberen.” De samenwerking speelt daarin een belangrijke rol. “We zijn zeer content over de samenwerking. Het feit dat 360 ERP zelf een AI-module heeft ontwikkeld binnen Odoo, laat zien dat zij net zo innovatief zijn als wij. Dat maakt het een sterke match.”
Grip op groei
Koning Koudetechniek werkt inmiddels breed met Odoo en blijft doorontwikkelen. “We zitten nog midden in het traject, maar we zien nu al dat we veel sneller betere inzichten krijgen. Dat scheelt tijd, werkt efficiënter en maakt het werk leuker.”
“Doordat Odoo een open platform is, profiteren we al midden in het traject van betere inzichten”, is Marlijn enthousiast over wat het oplevert voor Koning Koudetechniek. “Door CRM en finance te combineren, hebben we nu een complete realtime verkooprapportage. Waar dit voorheen vanuit Excel aan elkaar verbonden zat, hebben we nu via Power BI continu actueel overzicht.”
Binnen Koning Koudetechniek worden de ontwikkelingen actief zichtbaar gemaakt. Marlijn: “Door deze inzichten zichtbaar te maken op schermen op kantoor, komen ze echt tot leven. Het maakt Odoo concreet voor iedereen en zorgt voor een gedeelde drive om continu te verbeteren en nieuwe inzichten te creëren.”
Wat daarbij voor ons altijd leidend is, is draagvlak binnen de organisatie. “Nieuwe stappen werken alleen als onze collega’s ze omarmen. Draagvlak is bij ons geen bijzaak, maar het belangrijkste vertrekpunt. We bouwen stap voor stap door, waarbij iedere fase direct waarde toevoegt aan de operatie.”
Ook als je minder koel bent, helpen we je graag opschalen
Boek een meeting en ontdek hoe we jouw processen net zo strak kunnen neerzetten in Odoo.
